Sửa hoặc cắt transcript

Cần chuẩn bị

• Đang mở màn hình Tạo biên bản cuộc họp hoặc màn hình mở ra khi nhấn Tạo lại.
• Bạn là người ghi lại cuộc họp này.
• Tổ chức của bạn dùng được chức năng sửa transcript.

Câu đã sửa hiển thị thế nào, và cách trả về bản gốc

Câu đã sửa có gạch chân chấm và nhãn Đã sửa. Mốc thời gian của câu không đổi, nên vị trí phát âm thanh và liên kết căn cứ trong biên bản vẫn giữ nguyên.

Transcript gốc vẫn được giữ. Nhấn lại vào câu đã sửa thì dưới ô nhập hiện Bản ghi lời nói gốc và nút Trả về bản gốc để đưa câu về như cũ.

Câu đã sửa không hiện bản dịch nữa. Trả về bản gốc thì bản dịch hiện lại.

Cắt không phải là xoá

Câu đã cắt không bị xoá mà được giữ lại như câu không dùng cho biên bản. Ở khung transcript và trong màn hình này, mỗi đoạn đã cắt gộp thành một dòng ghi số câu và mốc thời gian. Nhấn Hiện để xem các câu, Ẩn để gập lại. Câu đang hiện có nhãn Đã cắt.

Để bỏ cắt, nhấn vào câu đang hiện rồi nhấn Bỏ cắt. Cũng có nút bỏ cắt cả đoạn. Câu đã cắt không sửa được cho tới khi bỏ cắt.

Nếu cắt hết mọi câu thì không tạo được biên bản.

Câu đã cắt không được dùng ở đâu

Câu đã cắt không được gửi cho AI, và biên bản tạo hoặc tạo lại từ nay không dùng chúng làm nội dung hay căn cứ. Bản nháp tạo trước khi cắt vẫn có thể lấy câu đã cắt làm căn cứ; khi duyệt bản nháp đó, hộp xác nhận cho biết số căn cứ như vậy.

Câu hỏi mới gửi Trợ lý AI cũng không dùng chúng; các trao đổi trước khi cắt vẫn giữ nguyên.

Tìm trong transcript của cuộc họp này hay tìm bằng ô tìm kiếm ở đầu màn hình đều không thấy câu đã cắt.

File lưu bằng Tải bản ghi không có câu đã cắt.

Người được chia sẻ qua Chia sẻ cuộc họp không thấy câu đã cắt, và transcript lưu sang Google Drive, Dropbox hoặc Notion cũng không có. Transcript được lưu là transcript như lúc phiên bản biên bản đó được duyệt. Người được chia sẻ thấy transcript như lúc duyệt nếu bạn chia sẻ kèm Biên bản đã duyệt, và thấy transcript hiện tại nếu không kèm.

File xuất toàn bộ dữ liệu của tổ chức có đủ transcript gốc, câu đã sửa và thông tin câu nào đã bị cắt.

Âm thanh ghi âm vẫn giữ nguyên

Cắt không làm thay đổi file âm thanh đã ghi. Khi phát, phần đã cắt được tự động bỏ qua; thanh tua đánh dấu phần đó bằng gạch chéo, kèm dòng Phần gạch chéo (đã cắt) được bỏ qua khi phát.

Khi lưu Bản ghi âm sang Google Drive hoặc Dropbox, file có cả âm thanh của phần đã cắt. Màn hình lưu cũng ghi rõ điều này.

Gộp hai số của cùng một người, hoặc đổi người nói của một câu

Sau khi tạm dừng hoặc kết nối lại, cùng một người có thể mang hai số người nói. Khi đó, nhấn vào một trong hai, chọn đổi mọi câu của người nói đó, rồi chọn người còn lại trong danh sách. Hai số gộp thành một người nói; số của những người nói khác không đổi.

Khi chỉ một câu là của người khác, nhấn vào câu đó. Dưới ô nhập, nhấn biểu tượng hình người cạnh Người nói của câu này để đổi người nói của riêng câu đó.

Hoàn tác khi đổi người nói, hoặc bỏ tên

Sau mỗi lần đổi, một dòng cho biết đã đổi gì hiện trong 5 giây. Trong lúc đó, nhấn Hoàn tác để trả lại như trước.

Trong hộp xác nhận, Hoàn tác bỏ cả thay đổi đó. Đánh dấu Không hiện lại lần sau rồi nhấn Đóng hoặc Xem lần lượt thì trình duyệt này không hiện hộp xác nhận nữa.

Muốn bỏ tên, nhấn vào người nói rồi dùng nút ở cuối khung vừa mở. Nút có ghi số người nói, ví dụ “Trả về Người nói 1”, xoá tên đã đặt; các người nói đã gộp và các câu đã đổi sang người khác đều trở về người nói được nhận dạng tự động. Với tên chỉ đặt cho vài đoạn, nút ghi Trả về người nói ban đầu, và các câu đó trở về người nói được nhận dạng tự động.

Tên đã đặt được dùng ở đâu

Tên chỉ dùng cho transcript và biên bản của cuộc họp này. Tên được lưu theo từng cuộc họp, không chuyển sang cuộc họp khác; cuộc họp định kỳ thì lần sau vẫn đặt tên lại. Tên đã gõ ở cuộc họp khác cũng không hiện thành gợi ý.

Khi quay lại màn hình trước, con số phía trên nút Tạo biên bản họp có cả tên người nói hoặc số lần đổi người nói. Khi tạo biên bản, tên được gửi cho AI. Người nói đã có tên nhận một công việc hay một việc cần xác nhận thì tên đó có thể được ghi vào Người thực hiện hoặc Bên cần xác nhận. Sau khi tạo, hãy kiểm tra lại cho đúng.

Muốn đặt hay đổi tên sau khi đã có biên bản, nhấn Tạo lại ở bản nháp, đổi tên bằng biểu tượng bút chì trên màn hình vừa mở rồi tạo lại. Với biên bản đã duyệt, bấm Sửa ở khung Biên bản để bắt đầu sửa, rồi dùng nút Tạo lại hiện ra lúc đó để tạo bản nháp mới và tạo lại. Nếu đổi tên mà không tạo lại, bản nháp hiện tại chưa có thay đổi đó, và dòng nền vàng phía trên bản nháp có tính cả thay đổi này.

Khung transcript của cuộc họp này, file lưu bằng Tải bản ghi, câu trả lời của Trợ lý AI và kết quả của ô tìm kiếm ở đầu màn hình dùng tên đang đặt.

Transcript lưu sang Google Drive, Dropbox hoặc Notion dùng tên như lúc phiên bản biên bản đó được duyệt. Người được chia sẻ qua Chia sẻ cuộc họp thấy tên như lúc duyệt nếu bạn chia sẻ kèm Biên bản đã duyệt, và thấy tên đang đặt nếu không kèm. Câu căn cứ ghi vào issue Backlog hay Jira dùng tên như lúc tạo biên bản.

File xuất toàn bộ dữ liệu của tổ chức cũng có các tên đã đặt.

Sửa sau khi đã tạo biên bản

Khi đã có biên bản, khung transcript chỉ để đọc. Muốn sửa transcript, nhấn Tạo lại ở bản nháp, sửa bằng biểu tượng bút chì trên màn hình vừa mở rồi tạo lại. Khi tạo lại, phần bạn tự sửa trên bản nháp không được giữ.

Với biên bản đã duyệt, bấm Sửa ở khung Biên bản (trên điện thoại là Sửa trong ⋯ Thao tác khác) để bắt đầu sửa, nút Tạo lại sẽ hiện ra. Bấm nút đó rồi chọn Tạo bản nháp: nội dung hiện tại được lưu thành bản nháp mới và cùng màn hình đó mở ra. Bản đã duyệt vẫn giữ nguyên.

Nếu sửa transcript trên màn hình tạo lại rồi thoát mà không tạo lại, hoặc tạo lại bị lỗi, phần sửa vẫn được lưu nhưng chưa có trong bản nháp hiện tại. Khi đó bản nháp hiện một dòng nền vàng cho biết số chỗ sửa chưa được áp dụng, kèm nút Tạo lại.

Khi bạn duyệt bản nháp đó, hộp xác nhận cũng nhắc lại điều này. Muốn áp dụng phần sửa, hãy tạo lại thay vì duyệt. Muốn duyệt mà không áp dụng, nhấn Vẫn duyệt.

Khi một câu làm căn cứ được sửa sau lúc tạo biên bản, phần căn cứ hiện nhãn Đã sửa trong bản ghi lời nói kèm câu như lúc tạo biên bản.

Khi thao tác không thành công