Trung tâm trợ giúp

Đăng nhập

Chia sẻ với thành viên qua thư mục

Tạo thư mục dùng chung, thêm thành viên, đặt sẵn mẫu và bối cảnh cho cuộc họp mới, rồi ghi cuộc họp trong thư mục đó.

  • Dành cho: Chủ Thư mục
  • Khoảng 5 phút

Cần chuẩn bị

  • Người bạn muốn chia sẻ là thành viên cùng tổ chức.
  • Việc thêm thành viên và đổi Mặc định cho cuộc họp mới do Chủ thư mục làm, và người tạo thư mục là Chủ thư mục đầu tiên.

Các bước

Mở Thư mục

Bước 1 / 7

  1. MẹoCuộc họp của tôi là thư mục thông thường chỉ bạn xem được.

Khi hoàn tất

Mọi thành viên xem được cuộc họp và biên bản của thư mục này, người không phải thành viên thì không thấy.

Ai xem được cuộc họp

Mỗi cuộc họp luôn thuộc đúng một thư mục. Cuộc họp của thư mục dùng chung do Chủ thư mục và mọi Thành viên của thư mục đó xem được. Cuộc họp lưu ở Cuộc họp của tôi thông thường chỉ bạn xem được.

Tạo, tạo lại và duyệt biên bản, cũng như đổi tên, chuyển thư mục và xoá cuộc họp, do người đã ghi cuộc họp làm, không phải chủ thư mục.

Gỡ thành viên

Ở tab Thành viên, bấm Gỡ ở hàng của người cần gỡ; khi hiện Gỡ người này? thì bấm Gỡ. Người bị gỡ không còn xem được cuộc họp của thư mục này. Hàng của Chủ thư mục không có nút này.

Chuyển chủ thư mục cho người khác

Ở tab Thành viên, bấm Đổi chủ thư mục, chọn Chủ mới rồi bấm Đổi. Có thể chọn thành viên của thư mục hoặc thành viên bất kỳ của tổ chức, người đó sẽ được thêm vào thư mục. Sau khi đổi, bạn vẫn là thành viên của thư mục.

Xoá thư mục

Chủ của thư mục dùng chung mở thư mục và bấm Xoá thư mục để xoá thư mục khi nó còn trống. Khi được hỏi xác nhận, bấm Xoá thư mục lần nữa. Không xoá được Cuộc họp của tôi.

Khi thao tác không thành công

Không có chỗ thêm thành viên hay đổi mặc định

Chỉ Chủ thư mục mới thêm, gỡ thành viên và đổi Mặc định cho cuộc họp mới. Ở tab Thành viên, hãy nhờ người có vai trò Chủ thư mục.

Người cần thêm không hiện trong danh sách gợi ý

Danh sách gợi ý gồm thành viên cùng tổ chức chưa có trong thư mục. Hãy nhập lại một phần tên hoặc email. Nếu hiện Không tìm thấy ai khớp., có thể người đó chưa tham gia tổ chức.

Không thêm được thành viên vào thư mục cá nhân

Cuộc họp của tôi là thư mục của riêng bạn, không có chức năng thêm thành viên. Muốn chia sẻ cuộc họp, hãy chuyển nó sang thư mục dùng chung từ danh sách cuộc họp.

Không xoá được thư mục

Nếu hiện Thư mục còn cuộc họp hoặc lịch sử cuộc họp được lưu giữ nên chưa thể xoá. Nội dung vẫn được giữ nguyên., thư mục vẫn còn cuộc họp hoặc lịch sử của cuộc họp. Kể cả sau khi xoá cuộc họp hay chuyển chúng sang thư mục khác, thư mục vẫn không xoá được khi lịch sử còn lưu.

Là thành viên mà không thấy cuộc họp

Cuộc họp có thể được lưu ở thư mục khác. Hãy bỏ bộ lọc của danh sách cuộc họp để kiểm tra, hoặc hỏi người đã ghi cuộc họp xem nó được lưu ở đâu.

Hướng dẫn liên quan

Bước tiếp theo

Tạo biên bản đầu tiên

Quay lại Trung tâm trợ giúp

Chia sẻ với thành viên qua thư mục | GIJITO