Hiểu biên bản AI: cần kiểm tra những gì

Cần chuẩn bị

• Mở được bản nháp biên bản (biên bản chưa duyệt).

Phân biệt điều đã chốt và điều chưa chốt

Biên bản là bản ghi cuộc họp do AI viết nháp từ bản ghi lời nói (lời đã nói được viết thành chữ), rồi người ghi cuộc họp này kiểm tra và duyệt.

Trước hết, hãy kiểm tra các đề xuất, lời đáp cho có (như “vâng”, “ra vậy”) và câu hỏi xác nhận không bị viết thành Quyết định hay Công việc.

Có bảy loại mục: Quyết định, Yêu cầu thay đổi, Công việc, Chưa xác nhận, Rủi ro, Yêu cầu và Khác. Nếu loại sai, hãy nhấn Sửa ở khung Biên bản, rê chuột lên mục rồi chọn lại ở ô loại hiện cạnh nút Sửa của mục. Các bước có trong “Sửa biên bản và thêm mục”.

Kiểm tra ý nghĩa và mạch lời qua căn cứ

Căn cứ là những lời nói làm nên một mục của biên bản. Nhấn tiêu đề một mục thì căn cứ được tô màu trong Bản ghi lời nói bên phải.

Đọc cả những lời trước và sau phần được tô màu, và kiểm tra mục vẫn đúng ý lời nói. Các bước có trong “Đối chiếu biên bản với căn cứ”.

Mục do AI viết mà nhấn vào không tô màu lời nào là mục không có căn cứ. Dù đã duyệt, mục này không gửi được sang Backlog hay Jira thành công việc, và Mục cần theo dõi đánh dấu nó là Không có bằng chứng. Mục do người thêm thì lấy người thêm làm căn cứ, nên gửi được.

Đối chiếu người và hạn với lời nói

Mục Công việc có ô Người thực hiện (người làm mục đó) và ô Hạn, mục Chưa xác nhận có ô Bên cần xác nhận. Mục nào cũng ghi được Bên liên quan. Ô không có nội dung thì không hiện.

Đối chiếu tên người và hạn với căn cứ (xem ảnh). Người hay hạn không ai nói trong cuộc họp thì xóa, ô còn trống mà đã được nói tới thì điền thêm.

Duyệt cả biên bản rồi mới gửi đi

Biên bản được duyệt một lần cho cả biên bản, không duyệt từng mục. Chỉ người ghi cuộc họp này mới duyệt được.

Bản đã duyệt không sửa được nữa. Muốn sửa, hãy nhấn Sửa ở khung Biên bản (trên điện thoại là Sửa trong ⋯ Thao tác khác), sửa rồi lưu thành bản nháp mới, sau đó duyệt lại.

Gửi tới, tải về và lưu vào Danh sách của tôi dùng được sau khi duyệt. Các bước có trong “Duyệt biên bản” và “Chọn nơi gửi bằng nút Gửi tới”.

GIJITO không theo dõi việc của một mục đã xong hay chưa. Tiến độ của nhóm theo dõi ở Backlog, Redmine, Jira hoặc công cụ tương tự, còn tình trạng xử lý và hạn của riêng bạn theo dõi ở Danh sách của tôi.

Khi thao tác không thành công