AIが作る議事録の考え方：どこを確かめるか

必要なもの

• 議事録の下書き（まだ承認していない議事録）を開けること。

決まったことと、まだ決まっていないことを分けます

議事録は、文字起こし（話した内容を文字にしたもの）から AI が下書きし、この会議を記録した人が確かめて承認する会議の記録です。

まず、提案や相づち（「はい」「なるほど」など）、確認の質問が、「決定事項」や「タスク」として書かれていないかを確かめます。

項目の種類は「決定事項」「変更・追加要望」「タスク」「保留・確認事項」「リスク・課題」「要件」「その他」の七つです。種類が違うときは、「議事録」の「編集」を押し、項目にマウスを重ねると「編集」の横に出る種類の欄で選び直します。手順は「議事録を編集する・項目を追加する」にあります。

根拠の発言で、意味と前後の流れを確かめます

根拠は、議事録の項目のもとになった発言です。項目のタイトルを押すと、右の「文字起こし」で根拠の発言に色が付きます。

色の付いた発言だけでなく前後も読み、項目の意味が発言と変わっていないかを確かめます。手順は「根拠を見ながら議事録を確認する」にあります。

AI が作った項目で、押しても発言に色が付かないものは、根拠が付いていない項目です。承認しても Backlog・Jira に課題として送れず、「会議フォロー項目」では「根拠なし」と表示されます。人が追加した項目は、追加した人が根拠になるので送れます。

人と期限を、発言と見比べます

「タスク」には「担当者」（その項目を行う人）と「期限」が、「保留・確認事項」には「確認先」が付きます。どの項目にも「関係者」を書けます。何も入っていない欄は表示されません。

名前や期限が、根拠の発言と合っているかを見比べます（図）。会議で話していない人や期限が書かれていたら消し、話したのに空いている欄は書き足します。

議事録全体を承認してから、届けます

承認は、項目ごとではなく、議事録全体で一度行います。承認できるのは、この会議を記録した人です。

承認した版は、あとから直せません。直すときは「議事録」の欄の「編集」（スマートフォンでは「その他の操作」（⋯）の「編集」）で直して新しい下書きとして保存し、もう一度承認します。

「送信」、ダウンロード、「マイリスト」への保存は、承認したあとに使えます。手順は「議事録を承認する」と「「送信」で送信先を選ぶ」にあります。

GIJITO は、項目の仕事が終わったかどうかを管理しません。チームの進み具合は Backlog・Redmine・Jira などで、自分用の対応状況と期限は「マイリスト」で管理します。

うまくいかないとき