Làm quen với các màn hình

Cần chuẩn bị

• Đã đăng nhập GIJITO.
• Ảnh trong bài là ví dụ trên màn hình rộng của máy tính. Giao diện thay đổi theo độ rộng cửa sổ và thiết lập của tổ chức.

Menu bên trái

Bên trái màn hình có ba mục: Cuộc họp, Mục cần theo dõi và Thư mục (① trong ảnh). Cuộc họp là danh sách cuộc họp, Mục cần theo dõi là màn hình tìm các mục của biên bản đã duyệt xuyên qua các cuộc họp, Thư mục là danh sách các nơi chứa cuộc họp (thư mục).

Biên bản là bản ghi cuộc họp do AI viết nháp từ lời đã nói được viết thành chữ (bản ghi lời nói), rồi người ghi cuộc họp đó kiểm tra và duyệt.

Khi đang mở Mục cần theo dõi, bên dưới mục này hiện thêm Tất cả mục cần theo dõi và Danh sách của tôi.

Khi cửa sổ hẹp (dưới 1280 pixel), menu chỉ còn biểu tượng. Màn hình ghi và màn hình biên bản cũng mở ra với menu chỉ có biểu tượng.

Nhấn mũi tên kép ở cuối menu (② trong ảnh, Mở rộng) để hiện chữ, nhấn lần nữa (Thu gọn) để trở về chỉ còn biểu tượng. Khi đang hiện chữ, cạnh mũi tên có chữ Thu gọn. Lựa chọn này chỉ giữ khi màn hình đó còn mở; sang màn hình khác thì menu trở lại như cũ.

Trên trình duyệt, phía trên mũi tên kép có thẻ Ứng dụng desktop (chỉ với người có seat). NhấnTải về để mở trang tải ở tab mới. Nhấn × thì trình duyệt đó không hiện thẻ nữa; đã mở trang tải rồi thì từ lần mở trang sau thẻ cũng không hiện. Khi menu chỉ có biểu tượng, thẻ thu lại thành một biểu tượng.

Trên điện thoại, menu nằm ở cuối màn hình thay cho menu bên trái (trừ màn hình ghi, màn hình bot ghi biên bản và màn hình biên bản).

Phần trên cùng của màn hình: tìm kiếm, trợ giúp và tài khoản

Nhấn logo GIJITO ở góc trên bên trái để mở Danh sách cuộc họp.

Ô tìm kiếm ở giữa (Tìm kiếm chung) tìm tên và nội dung của các cuộc họp bạn xem được, cùng các mục đã duyệt. Gõ từ 2 ký tự trở lên thì bắt đầu tìm. Bạn cũng có thể mở bằng Ctrl + K (trên Mac là ⌘ + K).

Nhấn nút ? (Trợ giúp & Hỗ trợ) để mở menu trợ giúp. Trợ giúp cho màn hình này liệt kê các bài hợp với màn hình đang mở. Trợ giúp mở ở tab mới, nên mở trong lúc ghi thì việc ghi vẫn tiếp tục.

Nhấn nút hình người (Tài khoản) để mở menu có Cài đặt, Ngôn ngữ hiển thị, Giao diện sáng / tối, Đăng xuất và các mục khác (① trong ảnh). Trên trình duyệt có thêm Ứng dụng desktop, và khi bạn thuộc từ hai tổ chức trở lên thì có thêm Chuyển tổ chức.

Quản trị viên của tổ chức thấy thêm Quản trị tổ chức ở phần trên cùng của màn hình.

Trên điện thoại không có nút ?: mở trợ giúp bằng Trung tâm trợ giúp trong menu của nút hình người.

Danh sách cuộc họp

Nhấn Cuộc họp ở menu bên trái để mở. Bắt đầu ghi (①) mở màn hình ghi, Import (②) mở menu để đưa vào file âm thanh hoặc file bản ghi lời nói. Khi tổ chức dùng bot ghi biên bản, còn có Mời bot vào họp.

Các tab phía trên danh sách chuyển giữa Tất cả cuộc họp, Yêu thích và Thùng rác. Nhấn Bộ lọc để lọc theo tên cuộc họp, thư mục, người tạo, trạng thái và ngày (③ là ô thư mục).

Nhấn tên một cuộc họp để mở. Cuộc họp đang ghi mở màn hình ghi; cuộc họp đã ghi xong mở màn hình biên bản. Cách tìm và sắp xếp cuộc họp có trong “Tìm và sắp xếp cuộc họp”.

Màn hình ghi

Nhấn Bắt đầu ghi ở danh sách cuộc họp để mở. Nếu hiện Bạn đang họp theo cách nào?, hãy chọn cách họp, rồi nhấn Bắt đầu ghi trong Bắt đầu cuộc họp để bắt đầu ghi. Cách kết nối âm thanh có trong “Ghi cuộc họp trực tuyến” và “Ghi cuộc họp trực tiếp”.

Trong lúc ghi, bản ghi lời nói lần lượt hiện thêm ở giữa màn hình.

Thanh điều khiển ở cuối màn hình có ngôn ngữ nói và nguồn âm thanh ở bên trái (①), thời gian ghi cùng nút tạm dừng (②) và dừng (③) ở giữa, cỡ chữ (khi bật bản dịch thì là Hiển thị), Cửa sổ nhỏ luôn nổi trên cùng và Cài đặt nâng cao ở bên phải. Khi tổ chức dùng được bản dịch, công tắc Dịch nằm ở ngoài cùng bên trái.

Nhấn nút dừng để sang màn hình tạo biên bản. Khác nhau giữa tạm dừng và dừng có trong “Tạm dừng, dừng và tự động dừng ghi”.

Màn hình biên bản

Ở danh sách cuộc họp, nhấn tên cuộc họp đã ghi hoặc nhập xong để mở. Cuộc họp chưa có biên bản thì mở màn hình Tạo biên bản cuộc họp.

Phía trên có tên cuộc họp và Nháp (biên bản chưa duyệt) hoặc Đã duyệt. Trên màn hình rộng, Biên bản ở bên trái và Bản ghi lời nói ở bên phải; khi cửa sổ hẹp, Bản ghi lời nói nằm dưới Biên bản. Trên điện thoại, nút chuyển ở phía trên cho xem từng phần.

Nhấn tiêu đề một mục (①) thì căn cứ của mục đó (những lời nói làm nên mục) được tô màu trong Bản ghi lời nói bên phải. Cách đối chiếu có trong “Đối chiếu biên bản với căn cứ”.

Khi biên bản còn là bản nháp, hàng nút phía trên bắt đầu bằng Duyệt và biểu tượng mũi tên vòng (Tạo lại). Đầu khung Biên bản có các biểu tượng như con mắt (Xem trước) và nút Sửa. Bấm Sửa để sửa, rồi lưu bằng nút Lưu hiện ở cùng chỗ. Chỉ người ghi cuộc họp này mới nhấn được Tạo lại và Duyệt.

Bên phải Tạo lại là biểu tượng Gửi tới và Tải xuống có ổ khoá: hai nút này dùng được sau khi biên bản được duyệt. Đưa chuột lên nhãn Nháp để xem duyệt xong thì biên bản thế nào.

Sau khi duyệt, hàng nút phía trên đổi thành Gửi tới và Tải xuống. Bấm Sửa ở khung Biên bản để sửa, bản đã duyệt vẫn giữ nguyên. Lưu phần sửa thì thành bản nháp mới.

Trên điện thoại, các nút nằm ở cuối màn hình và trong Thao tác khác (⋯). Nút lưu là Lưu nháp, nút sửa bản đã duyệt là Sửa trong Thao tác khác.

Mục cần theo dõi và Danh sách của tôi

Mục cần theo dõi là màn hình tìm các mục của biên bản đã duyệt xuyên qua các cuộc họp. Chọn loại mục ở các tab phía trên (①), nhập từ khóa, thư mục hoặc ngày rồi nhấn Tìm kiếm (②).

Nhấn một mục trong danh sách (③) để mở biên bản có mục đó. Nhấn Lưu để đưa mục vào Danh sách của tôi của riêng bạn.

Màn hình này để tìm mục. Tình trạng xử lý và hạn của riêng bạn theo dõi ở Danh sách của tôi, còn tiến độ của nhóm theo dõi ở Backlog, Redmine, Jira hoặc công cụ tương tự. Cách dùng có trong “Tìm quyết định trong mục cần theo dõi” và “Lưu vào danh sách cá nhân”.

Thư mục

Thư mục là màn hình gom các nơi chứa cuộc họp và những người xem được các cuộc họp đó. Các thư mục bạn tham gia hiện thành thẻ (①); nhấn một thẻ để mở thư mục đó.

Cuộc họp của tôi là thư mục thường chỉ mình bạn xem được. Cuộc họp của thư mục khác thì thành viên của thư mục đó xem được, người không phải thành viên không thấy.

Người được phép tạo thư mục sẽ thấy Thư mục mới ở góc trên bên phải. Cách chia sẻ với thành viên có trong “Chia sẻ với thành viên qua thư mục”.

Hướng dẫn hiện ra khi mở lần đầu (tour)

Tour chỉ cho bạn, ngay trên màn hình, các menu nằm ở đâu. Khi bạn mở Cuộc họp, Mục cần theo dõi hoặc Thư mục mà chưa xem tour, thẻ “Bạn mới sử dụng?” hiện ở góc dưới bên trái. “Bắt đầu tour” để bắt đầu, “Để lúc khác” để đóng.

Tour có ba phần. Tour lần lượt làm sáng menu và các nút của Cuộc họp, Mục cần theo dõi, Thư mục. Dùng “Tiếp” và “Quay lại” để đi tiếp hoặc lùi, “Bỏ qua” để kết thúc bất cứ lúc nào.

Nhấn “Hoàn tất” ở cuối thì “Chào mừng bạn đến với GIJITO” hiện ở giữa màn hình. “Xem cách bắt đầu ghi cuộc họp” mở trang các bước ghi một cuộc họp trực tuyến ở tab mới. Trên trình duyệt máy tính còn có “Tải ứng dụng desktop”, mở trang tải ứng dụng. “Về danh sách cuộc họp” để đóng. Tài khoản không ghi được chỉ có “Về danh sách cuộc họp”.

Sau khi xem hết, hoặc nhấn “Để lúc khác” hay “Bỏ qua”, trình duyệt này không hiện tour nữa. Trang các bước ghi cuộc họp cũng mở được từ Dành cho người mới trong menu ?.

Trang chủ Trung tâm trợ giúp có video giới thiệu, mở từ Xem video (55 giây), và bản demo đi qua một cuộc họp mẫu từ lúc ghi tới lúc duyệt.

Khi thao tác không thành công